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Choisir la meilleure musique d'attente

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Votre choix de musique d'attente pour votre entreprise est un élément essentiel de votre stratégie de marque et de marketing.

Les clients potentiels peuvent être mis en attente et cela peut être leur premier contact avec votre entreprise, et les premières impressions sont importantes.

Il est donc logique que vous fassiez tout votre possible pour sélectionner la meilleure musique pour votre entreprise qui représente convenablement votre entreprise, votre marque et votre identité afin de créer la meilleure impression et la meilleure connexion avec vos clients.

Pourquoi inclure de la musique avec
votre message d'attente ?

Plus l'entreprise est grande, plus le volume d'appels des clients est élevé.

Plus l'afflux d'appelants est élevé, plus il est probable que certains appelants devront attendre pour parler à quelqu'un.

En d'autres termes, vous pouvez anticiper que certains de vos clients se retrouveront finalement en attente.

Personne n'aime être en attente, mais la musique aide à passer le temps en évitant les silences gênants et en augmentant la probabilité que les clients restent en ligne.

Les gens trouvent irritant d'être mis en attente. Selon David Roos, l'idée de jouer de la musique pour les clients qui attendent un agent a été découvert par Alfred Levy qui "savait qu'il était sur quelque chose en 1962 lorsque le système téléphonique de son usine capta accidentellement un signal radio local et joua de la musique lorsque les clients étaient mis en attente. Lorsque les appelants étaient distraits par la musique, remarqua Levy, ils étaient moins susceptibles de raccrocher, il a donc déposé un brevet pour le premier système de "musique d'attente" au monde."

Personne utilisant un smartphone

L'ajout de musique à votre système de messagerie d'entreprise a un impact significatif et peut entraîner une amélioration allant jusqu'à 98 % de la rétention des appelants, selon certains rapports.

Considérez que, selon une étude menée au Royaume-Uni en 2016, les gens passent en moyenne 43 jours par an en attente.

Voici donc un récapitulatif du "pourquoi" vous souhaitez inclure de la musique dans votre messagerie d'attente :

  • • Augmentez la rétention des appelants en profitant de la musique d'attente.
  • • Jouer de la musique permet au client de savoir qu'il est toujours en ligne, qu'il pourra éventuellement parler à quelqu'un.
  • • La plupart des gens s'attendent à entendre de la musique dans le cadre d'un message d'attente.
  • • La bonne musique peut vous aider à établir une connexion avec des clients potentiels et existants.
  • • Choisissez une musique qui aide les clients à comprendre l'identité de votre marque.

Alors maintenant que vous comprenez le pourquoi, regardons le comment.

Lisez la suite pour en savoir plus sur les utilisations potentielles de la musique d'attente, puis nous parlerons de la façon de sélectionner la musique pour le meilleur avantage de votre entreprise.

Homme portant des écouteurs

Différentes utilisations de la musique d'attente

1. Offrez quelques options à vos appelants.

Vous voulez avoir de la bonne musique qui aidera vos clients à passer le temps en attendant d'atteindre le bon rayon.

Néanmoins, vous devriez également avoir des enregistrements vocaux qui offrent des options à vos clients.

Les messages vocaux peuvent informer les clients des services spécifiques auxquels ils peuvent accéder en appuyant sur des boutons spécifiques ou les informer d'informations supplémentaires, des temps d'attente, etc.

Parfois, un message d'attente efficace peut répondre à la requête du client pendant le processus d'attente lui-même.

Par exemple, un client appelle pour apporter des modifications aux informations de son compte ; quelques mots leur expliquant comment procéder via un site Web pourraient répondre à leurs questions et libérer la ligne pour d'autres appelants.

2. Le silence fait traîner le temps mais la musique divertit.

La bonne musique peut retenir l'attention des appelants et donner l'impression que le temps passe plus vite.

du Coca

3. Établir une identité de marque unique

Le type de musique mis en œuvre par une entreprise est important.

N'oubliez pas que votre message en attente peut être le premier point de contact avec un client potentiel.

Vous voulez que le ton et la sensation de la musique correspondent à l'identité de votre marque.

Si vous êtes un spa, une musique calme et apaisante serait appropriée, le heavy metal pas tellement.

Pensez à vos clients, à leur âge, à leur région, ainsi qu'au produit ou service fourni par votre entreprise.

4. Diriger la requête

Vous souhaitez gérer l'humeur de vos clients et leur offrir la meilleure expérience.

La musique qui irrite ou agace n'accomplira pas cela.

Inclure des superpositions de messages vocaux pour aider à diriger l'appel, comme décrit ci-dessous.

5. Inclure des messages vocaux utiles

Comme mentionné précédemment, inclure des messages vocaux peut être utile pour le marketing et pour diriger l'appelant vers le bon service.

Utilisez les messages vocaux pour informer les appelants des offres spéciales et des promotions, les avertir des temps d'attente potentiels ou les informer d'un nouveau produit ou service que votre entreprise est sur le point d'introduire.

Parlons maintenant de la façon de sélectionner le meilleur type de musique pour votre entreprise.

Trois types de musique conviennent le mieux aux messages professionnels en attente ; musique classique, musique pop et musique libre de droits.

Bande noire et blanche

La musique classique est une bonne alternative, selon votre marque et votre clientèle.

Mais la musique classique n'est pas du goût de tout le monde et peut ne pas bien jouer sur un système téléphonique.

La musique populaire est souvent lourde sur les paroles, ce qui rend difficile l'inclusion de superpositions de messages vocaux.

Et certaines musiques populaires pourraient offenser certains de vos clients.

La musique populaire nécessite également une licence et peut être une option coûteuse.

C'est pourquoi nous vous recommandons de considérer la musique libre de droits.

Musique libre de droits

Les musiciens composent et enregistrent de la musique spécifiquement pour une utilisation comme enregistrements téléphoniques pour des applications commerciales.

L'objectif est de produire de la musique qui sera jouée en arrière-plan (par téléphone) et de s'adapter facilement à la superposition de messages vocaux.

La composition n'est pas trop compliquée afin de garantir que la qualité sonore instrumentale est conservée lors de l'encodage qui convertit le son au format d'enregistrement en attente.

La musique libre de droits propose des pistes dans une large gamme de collections organisées afin que les entreprises puissent choisir la meilleure musique pour leurs messages d'attente.

Considérez la qualité sonore

En raison des limites des lignes téléphoniques, quelle que soit la musique que vous choisissez, elle devra être compressée pour être enregistrée et lue sur le système téléphonique.

Casque noir

Une partie de la qualité sonore est inévitablement perdue lors du processus de compression.

Vous remarquerez peut-être cela si vous écoutez des émissions d'appel radio.

La voix de l'annonceur ou de la personnalité de la radio est claire, mais la voix de l'appelant est quelque peu déformée.

La même distorsion peut se produire lors de la conversion de pistes musicales dans un format compatible avec un système de messagerie vocale.

Ce facteur est essentiel à prendre en compte car les compositions musicales complexes sont plus susceptibles de perdre en qualité sonore lorsqu'elles sont compressées pour être jouées au téléphone.

Certains des sons des instruments seront perdus, ce qui entraînera un son statique tremblant.

Il est donc préférable de choisir une musique relativement simple avec une structure simple et une instrumentation limitée.

La musique libre de droits conçue à cet effet est très rentable.

Dans certains cas, c'est aussi simple que de payer des frais uniques pour la musique parfaite pour votre marque.

Les compositions musicales ont été produites pour les systèmes d'attente et sont déjà encodées et prêtes à être utilisées dans votre système de téléphonie.

Mettez régulièrement à jour votre message en attente

Les clients ont souvent besoin de se connecter avec votre entreprise plus d'une fois de temps en temps, alors changez-le de temps en temps.

Signe rouge et blanc

Vous souhaiterez peut-être modifier les messages vocaux pour informer les clients des changements de politique, des promotions ou des nouveaux produits.

Considérez les saisons et les vacances comme des occasions de modifier votre message ou votre musique, le cas échéant.

Certains appelants peuvent redouter d'appeler une entreprise car ils peuvent déjà entendre la musique qui restera dans leur tête pour le reste de la journée.

Prêt à donner à votre message en attente une cure de jouvence ?

Vos clients méritent d'entendre de la musique produite par des professionnels avec un son net et clair et des styles de musique contemporains.

N'oubliez pas que la musique populaire peut entraîner des frais de licence (à moins qu'elle ne soit particulièrement ancienne).

La musique classique est une bonne veille, mais elle peut ne pas retenir l'attention de votre interlocuteur pendant très longtemps.

Envisagez d'ajouter de la musique de plusieurs genres.

Vous pouvez même effectuer des tests pour voir lequel réussit le mieux à retenir l'attention des appelants.

Vous devez également mettre à jour votre musique régulièrement, surtout si vous avez des clients qui vous appellent fréquemment.

La variété empêchera vos appelants de s'ennuyer ou de se sentir frustrés.

Une valeur sûre est d'aller avec la musique que d'autres entreprises utilisent.

Si vous envisagez d'utiliser des chansons à succès, certaines des meilleures chansons de musique d'attente proviennent des années 80.

Cassettes audio

Même si vous avez les pistes que vous souhaitez écouter dans votre bibliothèque musicale, les écouter pour les clients en attente est toujours considéré comme une "diffusion".

Cela signifie que vous devez obtenir les droits de diffusion pour le faire légalement.

Mais cela peut coûter cher.

Heureusement, il existe de nombreuses pistes libres de droits disponibles auprès des fournisseurs de musique d'attente.

Ces pistes couvrent généralement l'étendue des styles musicaux.

Vous pouvez accéder à des pistes étonnantes en les sélectionnant auprès d'une compagnie de services de messagerie en attente.

Répondre à vos appelants

Lorsque vous sélectionnez de la musique pour votre système de messagerie, pensez à vos clients.

Si vous desservez un groupe démographique ou une région en particulier, vos clients peuvent mieux répondre à un type de musique qu'à d'autres.

Par exemple, une étude menée par un groupe de recherche sur les consommateurs a révélé que 22 % des consommateurs sont frustrés lorsqu'ils entendent de la musique rock en attente.

Mais surtout, ils veulent un message leur indiquant où ils se trouvent dans la file d'attente (33 %) ou un message leur indiquant combien de temps ils devront attendre (33 %) pour parler à quelqu'un.

Vous devez également réfléchir à la façon dont vous souhaitez représenter votre entreprise.

Vous ne voulez pas vous déformer avec de la musique qui ne correspond pas à la marque.

Femme portant des écouteurs

Par exemple, une entreprise qui vend des produits pour enfants aux parents devrait probablement utiliser une musique différente de celle qui s'adresse aux personnes âgées.

Récapituler:

  • • Utilisez une combinaison de musique et d'enregistrements voix off
  • • La fidélisation des appelants est un grand défi pour de nombreuses entreprises.
  • • La plupart des appelants préféreraient entendre quelque chose sur la ligne pour au moins savoir qu'ils sont toujours en attente.
  • • Occuper les appelants avec de la musique entraînante fera passer les temps d'attente plus rapidement.
  • • Si vous incluez de la musique, mélangez-la avec des messages vocaux.
  • • Une étude a révélé qu'une combinaison de musique et de messages voix off professionnelles peut augmenter la rétention des appelants jusqu'à 98 %.
  • • Si vous utilisez des enregistrements voix off, assurez-vous d'utiliser des enregistrements professionnels, vous voulez faire la meilleure première impression possible.
  • • Les enregistrements de votre personnel peuvent être de mauvaise qualité ou avoir un son non professionnel, ce qui peut frustrer les appelants.

Êtes-vous prêt à embellir votre messagerie d'attente et à augmenter votre taux de fidélisation des appelants ?

Amazing Voice fournit de la musique d'attente et des messages voix off professionnels pour les petites entreprises et les grandes entreprises.

Publié par Amazing Voice. Le 08 mars 2022.
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