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Meilleurs messages accueils téléphoniques

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Quelles sont les meilleures salutations téléphoniques pour les entreprises?

Les messages d'accueil téléphonique pour les entreprises sont des enregistrements qui informent les clients qu'ils sont au bon endroit et les guident pour résoudre des problèmes spécifiques.

Ils sont un élément essentiel de toute stratégie de communication, car ils assurent la continuité de vos relations commerciales lorsque vous ne pouvez pas décrocher le téléphone.

Les salutations téléphoniques servent à plusieurs fins, mais leur objectif immédiat est de créer une bonne première impression en votre absence.

Vous pouvez les enregistrer lorsque vous êtes en vacances, en dehors des heures d'ouverture, pour les messages vocaux ou même en tant que standard automatique pour guider les appelants vers la résolution de leurs besoins.

Les meilleurs messages téléphoniques sont également imprégnés d'une tonalité qui correspond au style de votre marque, créant l'ambiance pour les interactions futures.

Lorsqu'elles sont bien faites, les salutations téléphoniques amélioreront votre crédibilité et votre autorité, et elles vous rendront plus fiable et encore plus sympathique.

Qu'est-ce qui fait le succès d'un message d'accueil téléphonique ?

collègues travaillant

Un message d'accueil téléphonique réussi donne le ton pour les conversations à venir et fournit des informations significatives et pertinentes que l'appelant peut utiliser plus tard.

Pour atteindre ces objectifs, un enregistrement doit respecter quelques règles non écrites.

Heureusement, nous avons pris le temps de les écrire, afin que vous sachiez exactement ce dont votre message d'accueil téléphonique a besoin pour réussir avec les bases de stratégies plus sophistiquées.

1. Avoir un enregistrement de haute qualité

L'exigence par excellence pour un accueil téléphonique réussi est une qualité sonore cristalline.

Vous ne pouvez tout simplement pas vous permettre de diffuser un enregistrement sommaire encombré de bruits de fond, de papiers brouillés ou de bruissements.

Tout signe d'un enregistrement de mauvaise qualité fera penser à vos clients que la façon dont vous faites des affaires est négligente et floue, et vous ne le voulez certainement pas.

C'est pourquoi vous avez besoin d'une voix off professionnelle produite en studio, de préférence avec un équipement d'enregistrement de pointe.

Vous voudrez peut-être envisager de contacter une compagnie de voix off professionnelle telle que Amazing Voice pour optimiser vos messages d'accueil téléphonique pour n'importe quel système téléphonique.

microphone en studio

2. Adoptez un ton qui correspond à votre entreprise

Les salutations téléphoniques doivent être conçues dans le style et le ton de voix de votre entreprise.

Que ce soit formel ou décontracté, oser être créatif et éviter les introductions obsolètes.

Si votre entreprise le permet, vous pouvez remplacer le ton classique par un message décontracté et optimiste qui engage vos appelants de manière amusante, surprenante et positive.

Alternativement, vous pouvez également opter pour une livraison simple, en gardant les choses professionnelles et précises.

Quelle que soit l'approche que vous choisissez, assurez-vous qu'elle correspond au ton de votre marque et que vos appelants s'y retrouvent.

Après tout, c'est pour eux que vous le fabriquez.

3. Créez un message clair et engageant

Vos messages d'accueil téléphonique doivent répondre aux besoins de vos appelants en incluant des messages clairs qui offrent des conseils.

C'est pourquoi vous devez prendre tout le temps nécessaire pour bien réfléchir à la raison pour laquelle vous enregistrez un message d'accueil téléphonique et aux besoins auxquels vous souhaitez répondre.

La clarté est un aspect essentiel des salutations téléphoniques et vous devez vous assurer que tous vos messages sont clairs.

Avoir une voix off professionnelle pour raconter vos salutations téléphoniques vous aidera à atteindre cet objectif.

Comment créer les meilleures salutations téléphoniques pour les entreprises (avec des exemples)

Selon leur fonction, les messages d'accueil téléphonique peuvent être de plusieurs types.

Messages d'accueil standard automatique

L'objectif principal d'un standard automatique est de diriger les clients vers le bon service ou de les aider à contacter le bon employé qui peut résoudre leurs problèmes.

femme penchée

Les appelants peuvent composer votre numéro avec des demandes de renseignements commerciaux, des questions de dépannage ou d'autres problèmes qui, laissés sans solution, pourraient nuire à votre réputation.

C'est pourquoi votre script de standard automatique doit être clair, facile à naviguer et attrayant.

Son message doit être sympathique, mais aussi utile, efficace et simple.

Visez un ton professionnel et courtois qui permet à vos clients de se sentir compris et satisfaits.

Après tout, un excellent message d'accueil standard automatique peut faire la différence entre un client satisfait et un client qui diffusera des critiques négatives sur votre entreprise.

Voici donc comment créer le script parfait qui nourrira les meilleures relations avec les clients :

C'est pourquoi votre script de standard automatique doit être clair, facile à naviguer et attrayant.

Son message doit être sympathique, mais aussi utile, efficace et simple.

Visez un ton professionnel et courtois qui permet à vos clients de se sentir compris et satisfaits.

Après tout, un excellent accueil téléphonique par standardiste automatique peut faire la différence entre un client satisfait et un client qui diffusera des critiques négatives sur votre entreprise.

Voici donc comment créer le script parfait qui nourrira les meilleures relations avec les clients :

1. Indiquez le nom de votre entreprise

Faites savoir aux appelants qu'ils ont contacté le bon numéro.

Envisagez une ligne simple telle que « Merci d'avoir appelé (Nom de l'entreprise) » ou une alternative plus conviviale comme « Bonjour et bienvenue, vous avez atteint (Nom de l'entreprise) ».

N'oubliez pas que l'objectif final est d'offrir des informations pertinentes et précieuses, alors choisissez toujours la clarté plutôt que des intros compliqués.

2. Créez un menu facile à parcourir

Expliquez clairement comment les appelants peuvent joindre des services/employés spécifiques ou effectuer certaines actions.

Pour vous assurer que vos clients savent exactement quoi faire ensuite, construisez des phrases simples avec des instructions pour chaque option.

Par exemple, voici comment nous aborderons le menu d'un script de standard automatique pour une entreprise B2B.

Si vous êtes grossiste, distributeur ou revendeur de nos produits, appuyez sur le 1

Si vous avez acheté l'un de nos produits et avez besoin d'aide, appuyez sur le 2

Pour le service client, les pièces ou l'assistance technique, appuyez sur le 3

Pour les comptes fournisseurs, appuyez sur le 4

Pour les comptes clients, appuyez sur le 5

Pour le support technique ou le service client sur nos pommes de douche, appuyez sur le 6

3. Utilisez une voix off professionnelle

Femme vérifiant téléphone

Utilisez un comédiens de voix off professionnel pour enregistrer votre message et définissez un rythme de conversation régulier qui aide vos appelants à comprendre toutes les options.

Le rythme de votre salutation doit être suffisamment lent pour que tout le monde puisse le comprendre.

Ne fournissez pas les instructions avec un rythme rapide, car vous pouvez finir par créer de la frustration chez vos appelants.

4. Terminez sur une note positive

Terminez en remerciant vos appelants, mais pas avant d'avoir introduit une option qui les aide à ré-écouter les instructions de navigation.

Et si l'inspiration vous manque, vous pouvez consulter nos 75 exemples de scripts de standard automatique.

Messages d'accueil téléphoniques après les heures d'ouverture

Les messages d'accueil téléphoniques après les heures d'ouverture aident les entreprises à rester en contact avec leurs clients même lorsqu'ils sont fermés.

Cela peut sembler un détail mineur, mais l'impact d'une telle annonce peut être énorme.

D'autant plus que l'effort nécessaire pour enregistrer un message d'accueil en dehors des heures normales est faible par rapport à la satisfaction qu'il peut apporter à vos appelants.

Un message bien pensé peut vous aider à gagner de nouveaux clients et à améliorer votre relation avec les clients existants en présentant des informations claires et pertinentes.

En fin de compte, il s'agit de montrer à vos appelants que vous appréciez leur temps et que vous êtes prêt à faire un effort supplémentaire pour eux.

Et nous voulons parcourir ce chemin avec vous, nous avons donc créé une liste pour vous guider dans la création des meilleures annonces après les heures d’ouverture :

entreprise fermée

1. Indiquez le nom de votre entreprise

Toutes les messages d'accueil téléphoniques pour les entreprises doivent commencer par indiquer clairement le nom de l'entreprise.

2. Informez les appelants de vos heures d'ouverture

La plupart des appelants s'attendent à ce qu'un opérateur réponde à leurs appels, alors assurez-vous de leur faire savoir pourquoi cela ne se produit pas.

Mentionnez vos heures d'ouverture habituelles et présentez la situation actuelle.

3. Expliquer ce qu'ils peuvent faire

Étant donné que vos appelants auront probablement un problème à résoudre, essayez de les aider autant que possible, même si votre entreprise est fermée.

Offrez-leur quelques options sur ce qu'ils peuvent faire ensuite, ou encouragez-les à vous contacter dès que vous ouvrirez.

Voici un exemple :

Merci d'avoir contacté (Nom de l'entreprise). Notre bureau est actuellement fermé.

Si vous souhaitez laisser un message à un agent de vente à Vista Park, appuyez sur le 1

Si vous souhaitez laisser un message à un agent de vente à Serene Hills, appuyez sur le 2.

Pour la garantie, appuyez sur le 3 ou visitez notre site web à l'adresse www.Nomdel'entreprise.com.

Pour laisser un message à un autre membre de notre équipe, veuillez appuyer sur le 9 pour un répertoire de numérotation par nom.

Merci et bonne journée.

papier et stylo

4. Proposez aux appelants d'autres options de contact

Donner des options à vos appelants les aidera à trouver des solutions alternatives pour répondre à leurs besoins - ils vous apprécieront pour cela.

Pour les questions urgentes, envisagez de les rediriger vers un représentant d'appel ou encouragez-les à laisser un message.

Voici comment:

« Bienvenue à (Nom de l'entreprise).

Nos heures régulières sont du lundi au vendredi, de 8h à 16h30 HNE.

Si vous connaissez le numéro de poste de la personne que vous appelez, vous pouvez le composer à tout moment.

Pour les questions urgentes, veuillez appuyer sur le 1 pour être connecté à un représentant de garde.

Pour une liste des extensions, appuyez sur le 2.

Pour laisser un message à notre centre de messagerie, appuyez sur le 3.

Pour répéter ce menu, appuyez sur la touche #.

5. Soyez clair, bref et sympathique

Ne prenez pas trop de temps pour aller droit au but.

Bien sûr, vous pouvez être créatif et aborder votre annonce après les heures d'ouverture sous un angle différent, mais ne vous promenez pas sans raison.

Pensez à ce que vos clients pourraient vouloir et donnez-leur cela.

Femme sur téléphone

6. Mettez à jour vos messages d'accueil en dehors des heures d'ouverture aussi souvent que nécessaire

Étant donné que vos heures d'ouverture peuvent différer d'une saison à l'autre, assurez-vous de toujours mettre à jour votre enregistrement pour tenir compte de tout changement.

Avoir une voix off professionnelle à bord ou travailler avec un studio garantira que tous les changements sont traités rapidement.

Messagerie vocale téléphonique

Il est important que vos clients sentent qu'ils peuvent toujours vous joindre même quand... ils ne le peuvent pas.

Que vous assistiez à une réunion importante ou que vous soyez tout simplement trop occupé à faire autre chose et que vous ne puissiez pas décrocher le téléphone, vous ne pouvez pas laisser vos clients en suspens.

Heureusement, c'est ici que les salutations téléphoniques de la messagerie vocale entrent en jeu pour sauver la journée.

Un message vocal peut aider votre entreprise à être là pour les clients à des moments où personne n'est disponible pour répondre à leur appel.

De plus, si vous travaillez avec une voix off professionnelle pour enregistrer l'annonce, vous aurez la chance de faire en sorte que vos clients se sentent encore plus appréciés.

Si vous décidez de créer vous-même le message vocal, voici ce que vous devez avoir à l'esprit :

1. Éloignez-vous des intros désuet

Enregistrer un message vocal qui commence par « votre appel est important pour nous » n'impressionne personne.

Au lieu de vous tourner vers des formules qui n'ont que peu ou pas de sens, renversez les stéréotypes.

Gardez les choses simples et créez une intro qui sort de la langue.

Femme au café

2. Excusez-vous de ne pas pouvoir prendre l'appel

Faites savoir à vos appelants que vous êtes rattrapé et, si vous le souhaitez, expliquez-leur plus en détail pourquoi vous ne pouvez pas y assister.

Cependant, ne vous attardez pas trop sur des excuses complexes ou des explications sans fin.

Une mention courte et précise suffira.

3. Dites-leur quand vous les rappellerez

C'est probablement la partie la plus importante de votre message d'accueil de messagerie vocale.

Les appelants auront très certainement un problème qu'ils souhaitent résoudre et ils voudront savoir quand vous pourrez retourner l'appel.

Bien que la mention soit probablement générique, il est utile de souligner si vous répondrez dans les prochaines heures ou dans les prochains jours.

4. Proposez des alternatives pour contacter votre bureau

Tout le monde aime les alternatives, alors donnez quelques autres options à vos appelants.

Peut-être qu'il y a quelqu'un d'autre de votre entreprise qu'il pourrait contacter, ou peut-être qu'il pourrait écrire un e-mail à la place.

Quelle que soit l'option qui, selon vous, pourrait fonctionner, faites-le-leur savoir.

homme faisant de la paperasse

Voici un exemple de script pour cela :

« Merci d'avoir appelé (Nom de l'entreprise),

Malheureusement, tous nos ingénieurs sont occupés à aider d'autres clients.

Veuillez laisser un message et nous vous rappellerons sous peu.

Vous pouvez également soumettre un ticket en visitant notre site web à l'adresse www.Nomdel'entreprise.com ou en envoyant un e-mail à Aide@Nomdel'entreprise.com.

Merci d'avoir appelé et bonne journée.

5. Terminez sur une note positive

Ne terminez pas brusquement votre message vocal.

Terminez en les remerciant d'une manière qui semble authentique, et n'oubliez pas d'ajouter une partie de la personnalité de votre marque.

Vous voulez enregistrer des messages d'accueil téléphoniques incroyables pour votre entreprise ?

Nous spécialisons dans la création de messages professionnelles pour entreprises.

Si vous souhaitez un enregistrement de haute qualité créé avec une voix off professionnelle et un excellent scénario, contactez-nous et nous le réaliserons.

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